スカウトメールの上手な書き方とは？承認率を上げるポイントを例文で徹底解説！

スカウトメールは採用市場において重要な手法となっていますが、せっかく送っても開封されない、承認されないケースが多いのが現状です。本記事では、スカウトメールの基礎知識から、承認率を上げるための具体的なポイント、実際の例文まで徹底解説します。採用のプロが実践している効果的な文章の書き方や、送信のベストなタイミング、職種別の例文など、すぐに実践できる情報を網羅的にお伝えします。また、近年注目を集めているAIを活用したスカウトメール施策についても触れていきます。この記事を読めば、採用担当者でもキャリアアドバイザーでも、すぐに使える実践的なスカウトメールのノウハウを身につけることができます。

スカウトメールとは？

スカウトメールは、企業の採用担当者が求職者に対して直接送信する求人オファーメールです。転職サイトやビジネスSNSに登録している求職者のプロフィールを見て、企業側から積極的にアプローチする採用手法として注目を集めています。

スカウトメールの特徴

スカウトメールには以下のような特徴があります。

近年では、リクナビNEXT、doda、マイナビ転職などの大手転職サイトを中心に、スカウトサービスの利用が急増しています。

ダイレクトリクルーティングとの違い

ダイレクトリクルーティングは、企業が採用したい人材に直接アプローチする採用手法の総称です。一方、スカウトメールはその手法の一つとして位置づけられます。

なぜ今スカウトメールが注目されているのか

スカウトメールが注目される背景には、以下の社会的要因があります：

人材不足が深刻化する中、従来の求人広告による採用では必要な人材の確保が困難になってきていることが大きな要因となっています。

具体的な理由として：

• 採用市場における人材獲得競争の激化
• 求職者のパッシブ化（転職サイトを見ない層の増加）
• デジタル人材などの専門職における人材不足
• コロナ禍によるオンライン採用活動の一般化
• 採用活動のデジタルシフト

これらの要因により、企業の採用担当者は積極的なアプローチ方法としてスカウトメールを活用するようになっています。

スカウトメールを成功させるための4つのポイントとは？

スカウトメールを成功させるためには、戦略的なアプローチが必要です。ここでは、承認率を高めるための4つの重要なポイントを詳しく解説していきます。

1）スカウトするペルソナ設定を明確にする

求める人材像を明確にすることは、スカウトメールの成功率を大きく左右します。以下の要素を考慮してペルソナを設定しましょう。

2）特別感・限定感で訴求する

候補者の目に留まるスカウトメールを作成するためには、なぜその人材を選んだのかという理由を明確に伝えることが重要です。

具体的な訴求ポイント：

• スキルや経験への具体的な評価
• 同業での実績への言及
• 候補者の投稿や記事への具体的なコメント
• ポジションの限定性や特別感

3）相手に寄り添った文章にする

候補者の立場や状況を考慮した、共感を生む文章作りが承認率向上のカギとなります。

4）会社説明は分かりやすく端的に

企業情報は必要最小限に抑え、候補者が興味を持ちそうな情報を優先的に記載することが重要です。

• 企業の強み
• 事業の成長性
• 職場環境の特徴
• 福利厚生の特長
• キャリアパスの具体例

これらのポイントを意識することで、返信率の高いスカウトメールを作成することができます。特に重要なのは、形式的なメールを避け、個々の候補者に合わせたカスタマイズを行うことです。

スカウトメールの承認率を高めるには送信する時間帯も重要！

スカウトメールを送信する時間帯を意識することで、承認率に影響していきます。

最適な送信時間帯とは

スカウトメールの承認率を高めるためには、送信のタイミングが非常に重要です。求職者が落ち着いてメールをチェックできる時間帯を狙うことで、メッセージの開封率と返信率を大幅に向上させることができます。

調査によると、スカウトメールの開封率と返信率が最も高くなる時間帯は以下の通りです：

曜日による効果の違い

平日と週末では、スカウトメールの効果に大きな違いがあります。特に火曜日から木曜日の送信が最も高い返信率を記録しています。

各曜日の特徴は以下の通りです：

• 月曜日：週始めで業務が忙しく、返信率が低い
• 火〜木曜日：仕事のリズムが安定し、返信率が高い
• 金曜日：週末モードで転職への関心が低下
• 土日：プライベート優先で確認が遅れがち

業界別の最適な送信タイミング

業界によって最適な送信タイミングは異なります。以下に主な業界別の送信におすすめの時間帯をまとめました：

送信のタイミングは、対象となる求職者の働き方や生活リズムを考慮して設定することが重要です。適切な時間帯に送信することで、スカウトメールの効果を最大限に引き出すことができます。

送信タイミングの自動最適化

近年では、AIを活用して送信タイミングを自動で最適化する採用管理システムも登場しています。これらのツールは、過去の開封率や返信率のデータを分析し、各求職者に最適な送信タイミングを提案します。

自動最適化システムの主な機能：

• 過去の送信実績データの分析
• 求職者の行動パターンの把握
• 業界別の最適送信時間の算出
• 個別最適化された送信スケジュールの提案

【例文付き】スカウトメールの書き方を徹底解説！

スカウトメールの書き方には、基本的な構成要素があります。適切な構成で書くことで、返信率を高めることができます。ここでは具体的な例文とともに、効果的なスカウトメールの書き方を解説します。

良いスカウトメールと悪いスカウトメール

優れたスカウトメールには、以下の5つの特徴があります：

一方、避けるべき悪いスカウトメールの特徴として、以下が挙げられます：

• コピー&ペーストが明らかな定型文
• 候補者の経験と無関係な職種の提案
• 企業情報が長々と続く
• 誤字脱字が多い
• 件名が不適切

良いスカウトメールの例文

効果的なスカウトメールの基本構成は以下の通りです：

件名：【年収600万円以上】Webマーケティングマネージャーのポジションで是非お力をお借りしたく

○○様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社〇〇の採用担当の△△と申します。

〇〇様の〇〇での△年にわたるWebマーケティングのご経験、特にSEO施策での成果に関心を持ち、ご連絡させていただきました。

弊社では現在、ECサイトのさらなる成長を牽引いただけるWebマーケティングマネージャーを探しております。

【ポジション概要】
・役職：マーケティング部マネージャー
・年収：600万円〜800万円（経験・スキルによる）
・勤務地：東京都渋谷区
・勤務時間：フレックスタイム制

ご興味をお持ちいただけましたら、まずは気軽な面談からでも構いません。
以下の日程で可能でございますので、ご都合の良い日時をお知らせください。

職種別のスカウトメールの例文

業種や職種によって、スカウトメールの内容は適切に調整する必要があります。以下に主要な職種別の例文を示します：

エンジニア向け

技術スタックや開発環境に関する具体的な情報を含めることが重要です。

例：
・使用言語：Python、JavaScript
・フレームワーク：Django、React
・開発環境：AWS、Docker
・チーム構成：エンジニア8名

営業職向け

営業実績や目標数値、顧客層について明確に示します。

例：
・年間目標：受注額3億円
・顧客：大手企業のIT部門
・平均単価：500万円/件
・営業スタイル：既存顧客中心のルート営業

管理職向け

マネジメント規模や経営課題について言及します。

例：
・部下人数：20名
・売上規模：50億円
・主要課題：組織改革、業務効率化
・権限範囲：採用、予算策定

どの職種でも、候補者の経験やスキルに合わせた個別化が重要です。テンプレートは参考程度に留め、各候補者の特性に応じてカスタマイズすることで、返信率を高めることができます。

AIを使った自動スカウトサービス「RecUp」

スカウトメール業務の自動化を実現

スカウトメール作成業務の効率化を実現する株式会社Delightの「RecUp」は、AIを活用してターゲットの選定、個別文章の生成、自動送信まで行うことができるサービスです。

従来の採用担当者による手作業でのスカウトメール作成と比較して、作業時間を99%削減することが可能です。

RecUpの主な機能と特徴

導入効果と実績データ

具体的な導入効果

・スカウトメール作成時間：1件あたり10分→0分

・月間スカウト送信数：200件→600件

まとめ

スカウトメールは人材採用において重要な手段となっていますが、その効果を最大限に引き出すためには適切な戦略が必要です。4つの重要なポイントとして、ペルソナ設定の明確化、特別感の演出、相手目線の文章、簡潔な会社説明を意識することが重要です。

また、送信時間帯は平日の午前10時から11時、もしくは午後3時から4時が最も効果的であることが分かりました。良質なスカウトメールを作成するためには、テンプレートをそのまま使うのではなく、候補者一人一人に合わせたカスタマイズが不可欠です。

昨今では「RecUp」などのAIツールも登場し、効率的なスカウトメール作成が可能になってきていますが、最終的には人の目で内容を確認し、微調整を加えることで、より高い承認率を実現できるでしょう。